Předání dat do archivu se odehrává na základě smlouvy o depozici dat, která stanovuje podmínky celého procesu. Jde o smlouvu mezi depozitorem dat (který touto smlouvou deklaruje své právo s daty nakládat a předat je do ČSDA) a Sociologickým ústavem AV ČR.
Smlouva o depozici dává ČSDA licenci s daty nakládat, tedy především archivovat je a poskytovat pro další využití za specifikovaných podmínek.
Ve smlouvě je možné upravit zejména omezení dostupnosti dat pro uživatele datového archivu.
