Data a doprovodnou dokumentaci je potřeba do archivu předat v podobě, která umožní jejich dlouhodobé uchovávání a další výzkumné využití. Ideální je situace, kdy výzkumný tým již od počátku výzkumu má Data management plan, který je v souladu s budoucí archivací a přístupem k datům.
Nejdůležitější kroky při přípravě dat:
- Data musí být v souladu s legislativou na ochranu osobních dat, tj. anonymizace dat (odstranění či úpravu proměnných, které obsahují jména, adresy či telefonní čísla lidí)
- Důležité je brát ohled na konvence popisu dat a jejich segmentů, tak aby byly srozumitelné pro další uživatele. Na jedné straně to vyžaduje, aby z dat bylo možno jednoduše vyčíst vztah mezi výzkumným nástrojem a daty (typicky jaká proměnná je založena na konkrétní proměnné v dotazníku), na straně druhé pak kvalitní popis proměnných vytvořených a odvozených ex post z výzkumu (ideální je například poskytnout spolu s daty i syntax, s jejíž pomocí byly tyto proměnné vytvořeny).
Formát dat - do archivu lze přijmout data v jakémkoli formátu, pokud je možné jej převést na standardní formáty, v nichž jsou data uchovávána v rámci archivních databází. Pracovníci archivu pověření vyjednáváním o příjmu datového balíčku od depozitora jsou odpovědni i za to, aby byla data přijata v podobě, která zajistí jejich integritu a umožní jejich dlouhodobé uchování jak v původním formátu, tak i převod do formátů, v nichž jsou data uchovávána ve vnitřním archivním systému. Ideální případ představuje, kdy jsou data již od počátku zpracovávána ve formátu, v kterém jsou následně uložena v datovém archivu.
